✅ 1- تعیین استراتژی
ابتدا با جمعآوری اطلاعات اصلی پروژه و سازمانی، کلیه پروژههای در دست اجرا از جمله پروژههای بالقوه را شناسایی کنید. آنها را دستهبندی کنید و در نظر بگیرید که پروژهها در چه مرحلهای از چرخه عمر خود قرار دارند، اهداف استراتژیک و اهداف تجاری شرکت خود را مشخص کنید و تعیین کنید که آیا این پروژهها از این اهداف استراتژیک پشتیبانی میکنند یا خیر. استراتژیهای تجاری اساس مدیریت پورتفولیو پروژه هستند. تهیه پاسخ به سؤالات متداولی که انتظار دارید در این مرحله دریافت کنید نیز توصیه میشود.
سؤالات متداول میتواند شامل موارد زیر باشد:
“مدیریت پورتفولیو پروژه چیست؟ ” “هزینه شرکت چقدر است؟ ” “چگونه پورتفولیو به نفع ما خواهد بود؟ ” و حتی “چرا ما به مدیریت پورتفولیو پروژه نیاز داریم؟ “
بعد از اینکه یک استراتژی تعیین کردید، باید یک تیم پیادهسازی تشکیل دهید. تیم پیادهسازی شما باید شامل اعضای تیم فنی، مدیران پورتفولیو و مدیریت ارشد باشد.
✅ 2- تجزیه و تحلیل کنید
در مرحله بعد، نقاط قوت و ضعف فعلی پورتفولیو پروژه خود را تحلیل کنید (میتوانید از روش تحلیل SWOT هم استفاده کنید). هر پروژه را بهصورت جداگانه ارزیابی کنید – مایلستونهای پروژه، ROI بالقوه، گزارش زمانبندی و تخصیص منابع. همچنین باید با مقایسه احتمال موفقیت در برابر سود پیشبینی شده پروژه، ریسک کلی پورتفولیو پروژه را ارزیابی کنید.
✅ 3- اطمینان از همترازی
در مرحله بعد، یک تجزیهوتحلیل تراز را انجام دهید که به شما نشان میدهد آیا منابع حیاتی شما روی پروژههای حیاتی کار میکنند یا خیر و آیا پروژههایی که تصمیم میگیرید واقعاً با تمام استراتژیهای شرکت، همتراز هستند یا خیر. توجه به اصول زیر به شما کمک میکند:
میزان تناسب استراتژیک بین پورتفولیو و شرکت. شما به تعادل بین فرصتهای رشد کوتاهمدت، اهداف بلندمدت و تلاش برای نوآوری طولانیمدت نیاز دارید.
اطمینان از توزیع پروژهها، از جمله تعداد و ماهیت پروژهها مطابق با اهداف مختلف استراتژیک به گونهای که منطقی و اقتصادی باشد. احتمال اینکه محصول نهایی بازده مورد انتظار را ارائه دهد. ارزیابی خطرات مرتبط اتخاذ یک رویکرد برای حذف و یا کاهش ریسک.
✅ 4- مدیریت
در این مرحله، شما باید پورتفولیوهای پروژه را مشاهده کرده و در مورد تخصیص مجدد بودجه و منابع تصمیمات لازم را اتخاذ کنید یا بر اساس اطلاعاتی که در مراحل قبلی فرایند کشف کردهاید، اولویتبندی کنید. فرایندهایی که باید در این مرحله در نظر گرفته شود شامل مدیریت منابع، مدیریت ریسک و مدیریت تغییر است.
همچنین ممکن است لازم باشد پروژههایی را که ممکن است تصمیم به نگهداری آنها داشته باشید دوباره برنامهریزی کنید، اما ابتدا اطمینان حاصل کنید که برنامهریزی مجدد با استراتژی شما همسو باشد.
✅ 5- تست و سازگاری
هیچ تضمینی وجود ندارد که در آغاز کار روند PPM خود را درست انجام داده باشید و در واقع نباید انتظار چنین چیزی را داشته باشید. شما باید در زمان لازم تغییر ایجاد کنید و سازگار شوید. معنی سازگاری برای هر شرکتی کاملاً متفاوت است، اما بهطورکلی ایده خوبی است که پورتفولیوهای جدید خود را با چند ذینفع آزمایش کنید و در صورت لزوم بازخورد بگیرید و تغییرات لازم را اعمال کنید.
>>Click here to continue<<