Как автоматизировать документы в Word или Excel

Если вы каждую неделю оформляете претензии или заполняете договоры, хотя это могли бы делать не юристы, стоит задуматься об автоматизации. Не у всех есть возможность пользоваться специальными сервисами, например, конструктором договоров. Да и не всем это нужно. Но можно использовать другие способы автоматизации.

Вот несколько вариантов:

Автоматизация в Word с помощью вкладки «Разработчик». Мне кажется, это самый простой вариант, и я его сама часто использую в работе. Допустим, в шаблонах договоров и претензиях, которые заполняют не юристы. Как правило, это небольшие документы на 1-4 листа. В таких шаблонах можно создать, например, выпадающий список для выбора условия по оплате или текстовое поле для ввода наименования/реквизитов контрагента.

Если в файле Word не видно вкладки «Разработчик», то сначала ее нужно добавить. Как это сделать и как дальше настроить шаблон с помощью этой вкладки, очень наглядно расписано в статье юриста из Рунетлекса: «Как автоматизировать работу с документами».

Можно сделать так, чтобы пользователь при заполнении такого шаблона не мог ничего больше поменять, то есть установить защиту от редактирования:
- во вкладке «Разработчик» выберите «Ограничить редактирование»,
- затем в пункте 2 «Ограничения на редактирование» выберите «Ввод данных в поля форм»,
- нажмите в пункте 3 «Да, включить защиту»,
- в появившемся окне введите пароль и нажмите ОК.

Макросы. Для этого понадобятся навыки программирования на VBA.
Пример: сотруднику нужно оформить аналогичные претензии сразу нескольким десяткам контрагентов. Тогда берем таблицу с данными о контрагентах, шаблон претензии и с помощью макроса формируем все претензии. Вот как это можно сделать.

Слияние Word и Excel. С помощью этого способа тоже можно создавать несколько документов на основе данных из таблиц. Вот в этой статье приведен пример, как это делается.

Кстати мы планируем мини-интервью по legal design и автоматизации в word. Если есть вопросы, напишите их в комментариях, мы зададим вопросы эксперту и потом опубликуем ответы.


Пост подготовила #ДарьяБондарчук из магистратуры Legal Tech ВШЭ

Как будто бы Legal Tech 🚀

Как будто бы Legal Tech

Как автоматизировать документы в Word или Excel

Если вы каждую неделю оформляете претензии или заполняете договоры, хотя это могли бы делать не юристы, стоит задуматься об автоматизации. Не у всех есть возможность пользоваться специальными сервисами, например, конструктором договоров. Да и не всем это нужно. Но можно использовать другие способы автоматизации.

Вот несколько вариантов:

Автоматизация в Word с помощью вкладки «Разработчик». Мне кажется, это самый простой вариант, и я его сама часто использую в работе. Допустим, в шаблонах договоров и претензиях, которые заполняют не юристы. Как правило, это небольшие документы на 1-4 листа. В таких шаблонах можно создать, например, выпадающий список для выбора условия по оплате или текстовое поле для ввода наименования/реквизитов контрагента.

Если в файле Word не видно вкладки «Разработчик», то сначала ее нужно добавить. Как это сделать и как дальше настроить шаблон с помощью этой вкладки, очень наглядно расписано в статье юриста из Рунетлекса: «Как автоматизировать работу с документами».

Можно сделать так, чтобы пользователь при заполнении такого шаблона не мог ничего больше поменять, то есть установить защиту от редактирования:
- во вкладке «Разработчик» выберите «Ограничить редактирование»,
- затем в пункте 2 «Ограничения на редактирование» выберите «Ввод данных в поля форм»,
- нажмите в пункте 3 «Да, включить защиту»,
- в появившемся окне введите пароль и нажмите ОК.

Макросы. Для этого понадобятся навыки программирования на VBA.
Пример: сотруднику нужно оформить аналогичные претензии сразу нескольким десяткам контрагентов. Тогда берем таблицу с данными о контрагентах, шаблон претензии и с помощью макроса формируем все претензии. Вот как это можно сделать.

Слияние Word и Excel. С помощью этого способа тоже можно создавать несколько документов на основе данных из таблиц. Вот в этой статье приведен пример, как это делается.

Кстати мы планируем мини-интервью по legal design и автоматизации в word. Если есть вопросы, напишите их в комментариях, мы зададим вопросы эксперту и потом опубликуем ответы.


Пост подготовила #ДарьяБондарчук из магистратуры Legal Tech ВШЭ

Как будто бы Legal Tech 🚀

hottg.com/kbblegaltech/25

403 viewsFeb 19 at 06:08